Qua kinh nghiệm áp dụng hệ thống GS1 của một số nước trong khu vực, các tiêu chuẩn của hệ thống GS1 được áp dụng để quản lý nhiều khâu của bệnh viện (phân bổ cũng như theo dõi quản lý thống kê hàng, vật phẩm trong nội bộ bệnh viện…) và trong khâu trao đổi thông tin, đặt hàng (thuốc men, dụng cụ y tế…) với các đối tác bên ngoài.

Kết hợp với áp dụng công nghệ thông tin trong quá trình quản lý hậu cần, Hệ thống GS1 cung cấp các công cụ hữu hiệu, góp phần mang lại hiệu quả cho hoạt động của các bệnh viện thông qua việc cung ứng dịch vụ tốt hơn (giảm sai sót, cấp thuốc chính xác, thúc đẩy nhân viên) đảm bảo chất lượng (dữ liệu thời gian thực, truy nguyên thuốc) đưa ra quyết định điều trị tốt hơn (phân định bệnh nhân chính xác, tài liệu chính xác, có kết quả xét nghiệm nhanh chóng) nâng cao sự hài lòng của khách hàng (nội bộ và bên ngoài) nâng cao năng suất, giảm chi phí và rất nhiều lợi ích khác.

Hiện nay đã có trên 30 quốc gia thành viên GS1 ở tất cả các châu lục đã sử dụng Hệ thống GS1 để quản lý ngân hàng máu và phân định toa thuốc cũng như đơn vị máu truyền cho bệnh nhân cần điều trị.

* Áp dụng mô hình lập đơn hàng, cung cấp và phân phối máu truyền

Mỗi phòng bệnh giữ một lượng dự trữ máu truyền theo chuyên môn và nhu cầu của họ. Vì 70% sản phẩm đã có mã vạch nên việc quét tại các phòng giúp ngân hàng máu duy trì dự trữ chính xác lượng máu truyền tại tất cả các bệnh viện.

Thông tin về mức lưu kho tại ngân hàng máu có thể được kiểm tra thông qua mạng hệ thống thông tin. Các phòng bệnh nhận cung cấp từ ngân hàng máu và từ phòng thuốc của bệnh viện. Các phòng thuốc giữ một lượng máu truyền tối thiểu (đủ dùng cho 1 tuần) và ngân hàng máu sẽ làm mới lại lượng tồn kho của họ. Phòng thuốc bệnh viện không phải dự trữ nhiều. Dây truyền này giúp giải quyết máu truyền cho bệnh nhân hàng ngày và cố gắng dự trữ đủ dùng cho 1 tuần. Các lệnh được đưa ra bằng cách sử dụng mã số GTIN-13 nội bộ.

Sử dụng các công nghệ ADC và EDI, mức dự trữ được giữ ở mức tối thiểu suốt trong dây chuyền cung cấp từ ngân hàng máu, các bệnh viện khác nhau và các phòng bệnh. Tại ngân hàng máu, dữ liệu được nhập một cách tự động, thông tin này chỉ cần nhập một lần và không cần phải gõ bàn phím tại bất kỳ nơi nào trong dây chuyền phân phối của bệnh viện. Hơn nữa sản phẩm được ghi mã vạch bằng GTIN-13 hoặc GS1-128, được quét và sắp xếp vào cơ sở dữ liệu, được chỉnh sửa kiểm kê tự động.

Kỹ thuật viên về máu truyền/ dược hoặc cán bộ kỹ thuật về máu truyền/ dược (Medical Technical Officers – MTO) có trách nhiệm điều hành quản lý kho dưới sự kiểm soát chiến lược chung của một dược sỹ. MTO với sự cộng tác của cán bộ trợ lý kỹ thuật (Assistant Technical Officer- ATO) theo dõi và kiểm soát việc tiêu thụ máu truyền/ thuốc bằng cách dùng thiết bị nhập dữ liệu tự động.

Hai tuần một lần, ATO đi thăm các phòng và quét các khay có số lượng tối thiểu (toàn bộ khay đựng máu truyền được ghi mã vạch tại phòng thuốc bệnh viện). Sau đó thông tin này được đưa vào hệ thống máy tính, nhắc nhở ngân hàng máu phát đơn hàng một cách tự động. Đồng thời một vé chọn hàng được in ra và đính kèm vào hàng cung cấp (không phải gõ lại thông tin này). Hàng cung cấp được giao 2 lần một ngày. Vì có nhiều máu truyền không có ở phòng thuốc bệnh viện, ngân hàng máu đáp ứng một cách tự động các yêu cầu của phòng bệnh. Hơn nữa trong trường hợp phòng bệnh cần gấp một loại máu truyền nào đó, đơn hàng được chuyển trực tiếp từ phòng bệnh tới ngân hàng máu.

* Áp dụng cơ sở dữ liệu máu truyền

+ Cơ sở dữ liệu phân phát máu truyền

+ Cơ sở dữ liệu mua máu truyền

* Áp dụng mô hình phân phối máu truyền bắt đầu từ bệnh nhân

Toàn bộ máu truyền được ghi nhãn GTIN-13 ở mức đơn vị liều. Đối với sản phẩm không được ghi nhãn tại nhà sản xuất, phòng thuốc sẽ cấp mã GTIN-13 nội bộ. Mã số GTIN-13 nội bộ cũng được sử dụng để phân loại sản phẩm như đã nêu ở trên.

Mặt khác nhà sản xuất có thể phân định rõ ràng một bịch máu truyền cụ thể bằng cách cấp cho nó một mã số GTIN-13 duy nhất của mình.

Mỗi phòng bệnh nhân giữ dự trữ một lượng máu truyền ở mức đơn vị liều. Để theo dõi và kiểm soát quá trình quản lý máu truyền, mỗi khay chứa máu truyền được gắn một nhãn GTIN-13. Sau đó, cuối mỗi ngày chúng được đưa về phòng thuốc của bệnh viện, tại đây chúng được quét vào máy tính để tính số máu truyền đã dùng. Thông tin quét chẳng những được sử dụng để kiểm soát dự trữ mà còn để cập nhật tài khoản của bệnh nhân và tổ chức bảo hiểm của họ.

Bộ phận tư vấn Mã vạch: